Hoe roep ik nummers op in een bepaalde volgorde?

Oproep volgens bepaalde volgorde

Wanneer je meerdere nummers volgens een bepaalde volgorde wilt aanroepen, gebruik je het voorbeeld van onderstaande screenshot. Wanneer het eerste nummer het gesprek niet aanneemt, wordt het inkomende gesprek gerouteerd naar een ander nummer. Pas de seconden aan naar wens. Een kiestoon voor een beller duurt 4 seconden.

Stap 1 Vast/Mobiel | Doorschakeling naar een ander telefoonnummer bijvoorbeeld je mobiel.
Stap 2 Vast/Mobiel | Doorschakeling naar een ander telefoonnummer bijvoorbeeld je mobiel.
Stap 3 VoiceMail | Als je niet in staat bent het gesprek aan te nemen, wordt de beller naar je VoiceMail gestuurd. Hier is het mogelijk een bericht achter te laten.

 

Hoe voeg ik geluidsbestanden toe aan mijn belplan?

Welkomstboodschap toevoegen aan je belplan

Maak gebruik van geluidsbestanden in je belplan, bijvoorbeeld voor een welkomstboodschap. Een beller krijgt dan eerst ‘Welkom bij…’ te horen en daarna de normale kiestoon. Gebruik hiervoor het voorbeeld van onderstaande screenshot.

Stap 1 Meldingen | Selecteer hier het geluidsbestand.
Stap 2 Vast/Mobiel | Doorschakeling naar een ander telefoonnummer bijvoorbeeld je mobiel.
Stap 3 VoiceMail | Als je niet in staat bent het gesprek aan te nemen wordt een beller naar je VoiceMail gestuurd waar een bericht achter gelaten kan worden.

 

Andere geluidsbestanden toevoegen aan je belplan

Wanneer je andere geluidsbestanden wilt toevoegen zoals ‘Een moment geduld alstublieft, al onze medewerkers zijn in gesprek’ doe je dit eenvoudig door op het plus icoontje te klikken en Meldingen te selecteren. In onderstaande voorbeeld staat bij Stap 3 een extra geluidsbestand toegevoegd.

Hoe maak ik gebruik van herhalingen?

Herhalingen instellen

Wanneer je bepaalde acties oneindig wilt laten herhalen maak je gebruik van een Jump commando. Dit commando klik je aan op de laatste regel van je belplan. In het voorbeeld van onderstaande screenshot staat de verwijzing naar Stap 2. Dat betekent dat als een gesprek niet wordt aangenomen, deze continu aangeboden zal worden volgens onderstaande belplan totdat een beller het gesprek beëindigd of een gesprek wordt aangenomen.

Hoe roep ik meerdere nummers tegelijkertijd aan?

Belgroep

Wanneer je meerdere nummers tegelijkertijd wilt aanroepen maak je gebruik van de module Belgroep. Zie onderstaand screenshot als voorbeeld:

Stap 1 Belgroep | Meerdere nummers tegelijkertijd aanroepen.
Stap 2 VoiceMail | Als je niet in staat bent het gesprek aan te nemen wordt een beller naar je VoiceMail gestuurd. De beller kan hier een bericht achter laten.

 

Aandachtspunt

Wanneer je extern doorschakelt, krijgen alle personen die het gesprek niet hebben aangenomen een gemiste oproep in hun scherm. Het is belangrijk een gesprek niet weg te drukken als je deze niet kunt aannemen omdat de beller dan naar je persoonlijke VoiceMail gaat.

Hoe schakel ik door naar een telefoonservice?

Doorschakelen

Wanneer je gebruik maakt van een telefoon beantwoord service dienst gebruik dan het onderstaande screenshot als voorbeeld. Stel, het eerste nummer neemt het gesprek niet aan, dan moet een inkomend gesprek gerouteerd worden naar een ander nummer. Pas de seconden aan naar wens. Een kiestoon voor een beller duurt 4 seconden.

Stap 1 Vast/Mobiel | Doorschakeling naar een ander telefoonnummer bijvoorbeeld je mobiel.
Stap 2 Vast/Mobiel | Doorschakeling naar een ander telefoonnummer bijvoorbeeld je mobiel.

 

Handmatig wijzigen

Wanneer de doorschakeling niet standaard moet zijn, maar een handmatige actie dien je Stap 2 niet aan te maken. Zet dan de doorschakeling eenvoudig aan- uit door bij bereikbaarheid in de webportal of via de App Vialer het juiste nummer aan te klikken.

Hoe stel ik de module Call-me-now (belknop op website) in?

Stel de module in via:

Beheer > Call-me-now

Beheer van je Call me Now knop

De module Call-me-now is dé manier om van een bezoeker van je website een bellende klant te maken. Een Call-me-now knop legt een telefonische verbinding tussen de bezoeker van een website en een medewerker van je bedrijf. De bezoeker vult zijn nummer in op de website. Onze telefooncentrale belt eerst dit nummer. Wanneer de bezoeker bevestigt dat hij dit gesprek echt heeft aangevraagd, belt de centrale jouw opgegeven telefoonnummer en zet het gesprek tussen de bezoeker en jou op.

Pop-up

Door middel van een link of een formulier op je website is het mogelijk om een pop-up te maken voor je bezoeker die de Call Me Now pop-up opent. Het uiterlijk van deze pop-up kan standaard (Basis) zijn, maar ook in de huisstijl van je website worden gegoten (Branded). Als deze pop-up is geopend wordt het gesprek opgestart en volgt de bezoeker via deze pop-up de status van het gesprek.

Flow van een Call Me Now-gesprek

Bij het opzetten van het gesprek wordt eerst de bezoeker gebeld. Deze moet dan een 1 intoetsen om verder te gaan. Hierna wordt het bij de Call-me-now-knop behorende telefoonnummer gebeld. Zodra je opneemt heb je de klant aan de lijn.

Blacklisting

Een bezoeker kan, in plaats van een 1, ook een 0 intoetsen. Hij zet zichzelf daarmee op de blacklist voor de betreffende Call-me-now-knop. Hiermee kunnen grapgesprekken worden tegengegaan.

Call Me Now functie aanmaken

Klik op Toevoegen. Hierna opent de pagina met de actuele prijzen en de vraag’Weet je zeker dat je door wilt gaan?’ Wanneer je op ‘Ja, ik weet het zeker’ klikt opent de pagina van onderstaande screenshot. De volgende velden dienen ingevuld te worden:

Naam Vul hier een naam in. Deze wordt ook weergegeven in de Call-me-now pop-up bij het opzetten van de verbinding.
Beschrijving Vul hier eventueel een verdere beschrijving in.
Type Kies hier tussen Basis en Branded. Indien Branded is gekozen, is het mogelijk om media-bestanden (css en afbeeldingen) te beheren.
A-nummer CLI Dit geeft aan welk nummer wordt meegegeven aan de website-bezoeker. Het nummer van de website-bezoeker is het A-nummer; het nummer van de Call-me-now-knop houder heet het B-nummer. Er zijn de volgende keuzes:

  • A-Nummer: De bezoeker krijgt zijn eigen nummer te zien als hij wordt gebeld.
  • B-Nummer: Dit is de standaard-waarde. De bezoeker krijgt het nummer van de Call-me-now-knop houder te zien als hij wordt gebeld. In dit geval is het nummer ook te zien in de Call-me-now-pop-up bij het opzetten van het gesprek.
  • Onderdrukt: De bezoeker krijgt geen nummer te zien in zijn nummerweergave
Bestemming Het nummer van de Call-me-now-knop-houder. Dit is ook wel het B-nummer.
Bevestigings- melding De melding die de bezoeker te horen krijgt als hij de telefoon opneemt, voordat hij een 1 of een 0 intoetst. Hier kan gekozen worden uit je eigen geüploade geluidsbestanden (zie module Meldingen). Tevens kun je kiezen voor een standaard-melding.
Doorverbind- melding De melding die de bezoeker te horen krijgt nadat hij een 1 heeft ingetoetst. Ook hier kan gekozen worden uit je eigen geüploade geluidsbestanden (zie module Meldingen). Tevens kun je kiezen voor een standaard-melding.
Blacklist- melding De melding die de bezoeker te horen krijgt nadat hij een 0 heeft ingetoetst. Ook hier kan gekozen worden uit je eigen geüploade geluidsbestanden (zie module Meldingen). Tevens kun je kiezen voor een standaard-melding.

 

Testen

In de lijst van Call-me-now-configuraties is bij elke rij een link Test te vinden. Hiermee kan de pop-up uitgeprobeerd worden. Dit kan op twee manieren: Bel mij! en Simuleer.

Bel mij! Hiermee wordt een echt gesprek opgezet tussen het in het testformulier ingevoerde A-nummeren het in de Call-me-now-configuratie ingevulde B-nummer. Let wel: hiervoor worden dus ook gesprekskosten in rekening gebracht! De pop-up laat de status van het gesprek zien.
Simuleer Deze manier is handig voor Branded Call-me-now-knoppen. Hiermee wordt door alle mogelijke statussen heen gelopen, zodat men kan zien hoe dit eruit ziet voor een bezoeker.

 

Uploaden (Branded)

Voor Branded Call-me-now-knoppen is het mogelijk om media-bestanden (css en afbeeldingen) te beheren. Klik hiervoor op de Upload-link in de Call-me-now-lijst bij de betreffende Call-me-now-configuratie.

Bestandsstructuur en overige informatie

Wanneer je deze module wilt gaan implementeren raden we je aan contact met ons op te nemen. We voorzien je van bestandsstructuren, verschillende versies, voorbeeldcodes en overige informatie.

Hoe stel ik de module Netnummerroutering in?

Stel de module in via:

Beheer > Netnummerroutering

Beheer van je Netnummerroutering

Met de module Netnummerroutering is het mogelijk de eindbestemming te laten afhangen van het netnummer of de postcode. Door het aanmaken van een netnummer is het mogelijk om klanten in Amsterdam automatisch door te verbinden met de locatie of medewerker in Amsterdam. Belt de klant vanuit Utrecht (of de regio Utrecht), dan is het mogelijk de klant dan automatisch met de vestiging of medewerker in Utrecht te verbinden. Wanneer de klant mobiel of met een geblokkeerd nummer belt kan hij zijn postcode intoetsen om zo ook met de juiste vestiging verbonden te worden.

Netnummerroutering aanmaken

Wanneer je op Toevoegen klikt opent de pagina van onderstaande screenshot. De volgende velden dienen ingevuld te worden:

Naam Vul hier een naam in
Beschrijving Vul hier eventueel een verdere beschrijving in.
Selecteer netnummers Maak hier een selectie van de netnummers waar een aparte actie voor aangemaakt moet worden in het belpan.

 

Netnummer groep aanmaken (noodzakelijk)

Het is noodzakelijk om naast de netnummer groep netnummer- postcoderoutering aan te maken. Klik op Toevoegen. Hierna opent de pagina met de actuele prijzen en de vraag ‘Weet je zeker dat je door wilt gaan?’. Wanneer je op ‘Ja, ik weet het zeker’ klikt opent de pagina van onderstaande screenshot. De volgende velden dienen ingevuld te worden:

Naam Vul hier een naam in.
Beschrijving Vul hier eventueel een verdere beschrijving in.

 

Netnummerroutering toevoegen aan je belplan

Ga naar Belplan en selecteer het juiste telefoonnummer. Druk op de plus en er verschijnt een extra stap in beeld. In het belplan selecteer je netnummer- postcoderoutering als eerste stap en kies je de gewenste stappen voor het belplan. Bij overige mislukt kies je een eventuele tweede netnummer- postcoderoutering. Op deze manier maak je diverse regio’s met verschillende bestemmingen aan.

Hoe stel ik de module Filter in?

Stel de module Filter in via:

Beheer > Filter

Beheer van je Filter

Met de module Filter is het mogelijk om nummers (anoniem en netnummers) te filteren uit het belverkeer en hier een specifieke routering voor aan te maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan telefonische verkopers die u anoniem bellen. Door gebruik te maken van deze module laat u deze groep een geluidsbestand horen dat u geen anonieme nummers accepteert en dat ze een Voicemail achter kunnen laten of terug kunnen bellen met een nummer wat zichtbaar is. Ook verbindt u specifieke klanten/leveranciers met deze module direct door naar de juiste persoon. Heeft u veel buitenlandse klanten? Dan maakt u op basis van het landnummer een bepaalde routering aan voor de desbetreffende landen. Bijvoorbeeld een Frans telefoonnummer altijd doorschakelen met een Frans sprekende collega.

Filter aanmaken

Klik op Toevoegen. Hierna opent de pagina met de actuele prijzen en de vraag: ‘Weet je zeker dat je door wilt gaan?’ Wanneer je op ‘Ja, ik weet het zeker’ klikt opent de pagina van onderstaande screenshot. De volgende velden dienen ingevuld te worden:

Type Geef hier aan of het om specifieke telefoonnummers gaat of anonieme nummers.
Naam Vul hier een naam in.
Beschrijving Vul hier eventueel een verdere beschrijving in.
Telefoonnummer Vul hier de telefoonnummers, netnummers en/of landcode in waar je een actie aan wilt verbinden.

 

Filter toevoegen aan je belplan

Ga naar Belplan en selecteer het juiste telefoonnummer. Druk op de plus en er verschijnt een extra stap in beeld. In het belplan selecteer je Filtergroep. Wanneer er wordt voldaan aan het ingestelde filter staat eronder Voldoet aan de gewenste stap. Als er niet aan wordt voldaan staat eronder Voldoet niet aan de vervolg stap.

Hoe stel ik de module Conference in?

Stel de module in via:

Beheer > Conference

Beheer van je Conference

Met de module Conference is het mogelijk om met meerdere bellers tegelijk een gesprek te voeren (vergaderen). Bij gebruik in combinatie met onze dienst EigenNummer heeft elke digitale conferentieruimte een extern telefoonnummer nodig. Als een beller in een conference komt wordt er een wachtwoord gevraagd. Deze voert hij in door de cijfers van het wachtwoord in te toetsen en af sluiten met een hekje (#).

Digitale conferentieruimte aanmaken

Klik op Toevoegen. Hierna opent de pagina met de actuele prijzen en de vraag ‘Weet je zeker dat je door wilt gaan?’ Wanneer je op ‘Ja, ik weet het zeker’ klikt opent de pagina van onderstaande screenshot. De volgende velden dienen ingevuld te worden:

Extensie Dit is een nummer dat vanaf een VoIP-toestel gebeld kan worden om de Conferentieruimte aan te kiezen. Je kunt hier een willekeurig driecijferig nummer invullen wat nog niet wordt gebruikt.
Beschrijving Vul hier eventueel een verdere beschrijving in.
Admin wachtwoord De code die een beller moet intoetsen als hij de conference in wil gaan als admin. Het verschil met een gebruikers login is dat je als admin een extra privilege hebt. Je kunt tijdens een conference-gesprek de laatst toegevoegde gebruiker uit de conference verwijderen door op 3 te drukken.
Gebruiker wachtwoord De code die een beller moet intoetsen als hij de conference in wil gaan als gewone gebruiker.

 

Conference belplan aanmaken

Ga naar Belplan en selecteer het juiste telefoonnummer. Druk op de plus en er verschijnt een extra stap in beeld. Selecteer op de eerste regel conference. Optioneel voeg je op de eerste regel een geluidsbestand (Module Meldingen) toe waarin je de beller welkom heet en vraagt of hij/zij de pincode in wil voeren.

Hoe stel ik de module Keuzemenu in?

Je stelt de module in via:

Beheer > Keuzemenu

Beheer van je Keuzemenu

Met de module keuzemenu kun je verschillende acties koppelen in je belplan aan een keuze van een beller. Denk hierbij in de dagstand aan: “Kies 1 voor verkoop, kies 2 voor support of kies 3 voor de administratie”. Maar ook in de nachtstand kan het gebruik van een keuzemenu voordeel bieden. In combinatie met de modules Openingstijden en Meldingen informeer je de beller dat je gesloten bent en de keuze geeft om een Voicemailbericht achter te laten of doorverbonden te worden in verband met een noodgeval.

Keuzemenu aanmaken

Klik op Toevoegen. Hierna opent de pagina met de actuele prijzen en de vraag: Weet je zeker dat je door wilt gaan? Wanneer je op ‘Ja, ik weet het zeker’ klikt opent de pagina van onderstaande screenshot. De volgende velden dienen ingevuld te worden:

Naam Vul hier een naam in
Beschrijving Vul hier eventueel een verdere beschrijving in
Timeout Het aantal seconden dat een beller de tijd heeft om een keuze in te toetsen. Hierna wordt naar de timeout/mislukt-stap doorgerouteerd. Standaard is 10 seconden.
Aantal pogingen Het aantal pogingen dat een beller heeft om een geldige keuze in te toetsen. Hierna wordt naar de timeout/mislukt-stap doorgerouteerd. Welke toetsen geldig zijn, hangt af van wat er in de routering is ingesteld. Standaard is 3 pogingen.
Begin-bericht Dit is het bericht dat wordt afgespeeld op het moment dat een beller in het keuzemenu terechtkomt. Dit geluidsfragment kun je uploaden onder de module “Meldingen”.
Fout-bericht Dit is het bericht dat wordt afgespeeld als een beller het hierboven ingestelde aantal pogingen om een geldige keuze te maken heeft overschreden. Dit geluidsfragment kun je uploaden onder de module “Meldingen”.
Timeout-bericht Dit is het bericht dat wordt afgespeeld als een beller langer dan het bij het Timeout-veld ingestelde aantal seconden heeft gewacht. Dit geluidsfragment kun je uploaden onder de module “Meldingen”.

 

Keuzemenu toevoegen aan je belplan

Ga naar Belplan en selecteer het juiste telefoonnummer. Druk op de plus en er verschijnt een extra stap in beeld. Selecteer Keuzemenu op de eerste regel waar je het keuzemenu wilt toevoegen en klik het juiste menu aan.

Als in het belplan een keuzemenu wordt geselecteerd, worden er initieel twee stappen met opties aangemaakt in het beplan, waarvan de laatste Mislukt heet. Deze moet altijd bestaan. Als een beller over het maximum aantal pogingen of seconden heen gaat, wordt de beller doorgestuurd naar wat je onder de laatste stap hebt geconfigureerd. In onderstaande voorbeeld is dat de Voicemail.

Geluidsbestanden opnemen voor je keuzemenu

Hoe je geluidsbestanden kunt opnemen en uploaden lees je bij de module Meldingen. Wij raden aan om verschillende geluidsbestanden voor een dagstand op te nemen om je keuzemenu effectief te laten werken. Hierbij een aantal voorbeelden:

  1. Welkom bij autobedrijf Duinkerke. Kies 1 voor verkoop, kies 2 voor administratie of kies 3 voor werkplaats.
  2. Uw wordt nu doorverbonden met de afdeling verkoop.
  3. Uw wordt nu doorverbonden met de afdeling administratie.
  4. Uw wordt nu doorverbonden met de afdeling werkplaats.

Voorbeelden voor een keuzemenu in de nachtstand zijn:

  1. Welkom bij autobedrijf Duinkerke. Op dit moment zijn wij gesloten. Onze openingstijden zijn van van 08:00 tot 17:00 uur. Kies 1 om een Voicemail bericht achter te laten of Kies 2 om doorverbonden te worden met de afdeling pechhulp.
  2. Uw wordt nu doorverbonden met onze afdeling pechhulp. Let op, hier kunnen kosten aan zijn verbonden.

Hoe stel ik de module Wachtmuziek in?

Stel de module in via:

Beheer > Wachtmuziek

Beheer van je Wachtmuziek

Met de module Wachtmuziek is het mogelijk je wachtmuziek toe te voegen en te beheren. Maak zelf een playlist aan, waarbij het niet noodzakelijk is gebruik te maken van een wachtrij. Afhankelijk van de muziekkeuze dien je gelden af te dragen aan Buma Stemra. Je bent zelf verantwoordelijk voor deze muziekkeuze. Uiteraard is er ook rechtenvrije muziek te vinden bijvoorbeeld in de Audiobibliotheek van YouTube. Klik hier om daar naar toe te gaan.

Playlist aanmaken

Wanneer je op Toevoegen klikt opent de pagina van onderstaande screenshot. De volgende velden dienen ingevuld te worden:

Naam Vul hier een naam in
Als standaard wachtmuziek gebruiken Wanneer je dit aanvinkt is de muziek van toepassing voor uitgaande gesprekken wanneer de gebelde in de wacht wordt gezet.

 

Wachtmuziek toevoegen aan je belplan

Ga naar Belplan en selecteer het juiste telefoonnummer. Druk op de plus en er verschijnt een extra stap in beeld. Selecteer op de juiste regel wachtmuziek (voordat de eindbestemming is gekozen).

Gebruiken bij doorschakeling

Zelfs wanneer je gebruik maakt van een doorschakeling naar je mobiel (dus niet via de App) kun je gebruik maken van wachtmuziek. Zet hiervoor de functie “wisselgesprekken” aan op je mobiel. Wanneer er een tweede oproep binnenkomt en je zet de eerste in de wacht krijgt die oproep de wachtmuziek te horen.

Hoe stel ik de module Meldingen in?

Stel de module in via:

Beheer > Meldingen

Beheer van Meldingen

Met de module Meldingen voeg je zelf ingesproken geluidsbestanden toe aan je belplan. Denk hierbij aan “Welkom bij…” of “Kies 1 voor afdeling…”. Om een ingesproken bericht te gebruiken voor je VoiceMail heb je deze optie niet nodig. Een ingesproken VoiceMail bericht kun je direct onder VoiceMail uploaden.

Geluidsbestanden toevoegen

Klik op “Toevoegen”. Hierna opent de pagina met de actuele prijzen en de vraag “Weet je zeker dat je door wilt gaan?”. Wanneer je op “Ja, ik weet het zeker” klikt opent de pagina van onderstaande screenshot. De volgende velden dienen ingevuld te worden:

Naam Vul hier een naam in
Geluidsbestand Klik op “Voeg geluidsbestand toe..”
Kies bestand Hier kun je het bestand uploaden en selecteren

 

Geluidsbestanden inspreken

De meeste klanten van EigenNummer gebruiken de dictafoonfunctie op hun smartphone. Let bij het opnemen van een bericht op de tijd voor- en na je tekst. Deze moet zo kort mogelijk zijn, want anders moeten je bellers deze tijd ook wachten. Ook achtergrond- en bijgeluiden zijn niet wenselijk omdat het niet professioneel overkomt.

Geluidsbestanden toevoegen aan je belplan

Ga naar Belplan en selecteer het juiste telefoonnummer. Druk op de plus en er verschijnt een extra stap in beeld. Selecteer op de regel waar je een geluidsbestand wilt toevoegen Meldingen en klik het juiste geluidsbestand aan.

Hoe stel ik de module Openingstijden in?

Stel de module in via:

Beheer > Openingstijden

Beheer van je Openingstijden

Met deze module bepaal je hoe en op welk tijdstip je bereikbaar wilt zijn. Ben je open van 8 tot 17:00 en wil je buiten kantooruren een VoiceMail afspelen zonder hieraan te denken? Of is er ‘s weekends een andere storingsmonteur dan op een werkdag? Met openingstijden zit je zelf aan het roer en stel je alles snel en simpel in.

Openingstijden tabel aanmaken

Klik op Toevoegen. Hierna opent de pagina met de actuele prijzen en de vraag ‘Weet je zeker dat je door wilt gaan?’. Wanneer je op ‘Ja, ik weet het zeker’ klikt opent de pagina van onderstaande screenshot. De volgende velden dienen ingevuld te worden:

Naam Vul hier een naam in, bijvoorbeeld Openingstijden.
Beschrijving Vul hier eventueel een verdere beschrijving in

 

 

Dag- en nachtstand configureren

Vul de openingsuren in. De ingegeven uren gelden voor de aangevinkte dagen van de week. Wanneer niet aangevinkt dan gelden de ingegeven uren niet voor die dag. Met het plusje kun je een openingstijdengroep nog specifieker inrichten. Zo stel je bijvoorbeeld eerst in dat je van maandag tot en met donderdag geopend bent tot 17:00 uur en op vrijdag tot 20:30 uur. Er kan ook een periode ingevuld worden. Standaard staat deze op 1 januari tot en met 31 december.

Feestdagen en openingstijden

Om het gemakkelijk te maken om een aangepaste actie te configureren voor bijvoorbeeld een feestdag of een personeelsdag maak je nog een keer een openingstijdentabel aan. Geef die bijvoorbeeld de naam ‘feestdagen’. Selecteer de uren, de dag en de datum dat je gesloten bent.

Implementeren in je belplan

De openingstijdengroepen werken op basis van voorwaarden. Wanneer er aan de tijdsgroep ‘feestdagen’ voldaan wordt (stap 1.1) dan krijgt de gebruiker de melding “Feestdag” te horen (stap 1.1.1) en gaat daarna door naar de VoiceMail (1.1.2). Uiteraard kun je ook een Feestdagen VoiceMail box aanmaken en kun je de ‘meldingen’ er tussenuit laten.

Als er niet aan de tijdsgroep “feestdagen” voldaan wordt (stap 1.2), dus je normale openingstijden, dan controleert het systeem de voorwaarden van de tijdsgroep Openingstijden (stap 1.2.1). Vanaf hier gelden je “normale” acties voor de dag- en nachtstand.

Met deze werkwijze kan op feestdagen het belplan simpel worden aangepast. Onder de module openingstijden hoef je alleen de juiste datum en tijd in te stellen. Eventueel een andere audio melding of VoiceMail in het belplan zorgt ervoor dat per feestdag andere audio kan worden afgespeeld. Gebruik je een standaard melding of VoiceMail hoef je alleen de datum en tijd aan te passen in de module openingstijden.

Deze werkwijze kun je oneindig doorvoeren om bijvoorbeeld op elk uur van de dag automatisch een andere storingsdienst medewerker bereikbaar te maken.

Hoe stel ik de module VoiceMail in?

Stel de module in via:

Beheer > VoiceMail

Beheer van je VoiceMail

Hier wijzig je je zakelijke VoiceMail instellingen of maak je een nieuwe VoiceMail aan. De door de bellers ingesproken VoiceMail-berichten worden als geluidsbestand (.wav) naar je e-mail gestuurd.

Een nieuwe VoiceMailbox aanmaken

Wanneer je op Toevoegen klikt opent de pagina van onderstaande screenshot. De volgende velden dienen ingevuld te worden:

VoiceMail box Dit is een nummer dat vanaf een VoIP-toestel gebeld kan worden om de VoiceMail aan te kiezen. Je kunt hier een willekeurig driecijferig nummer invullen wat nog niet wordt gebruikt.
Beschrijving Vul hier een de naam in.
E-mailadressen Vul hier het e-mailadres in waar het ingesproken bericht op afgeleverd mag worden. Dit mogen meerdere adressen zijn, gescheiden door een komma.
Welkomstbericht type Selecteer hier “standaard” of “aangepast”. Bij “standaard” wordt er een standaard geluidsbestand afgespeeld en bij “aangepast” kun je zelf een geluidsbestand uploaden.

 

Standaard VoiceMail bericht

De standaard VoiceMail-tekst is: ‘Op dit moment zijn al onze medewerkers telefonisch niet bereikbaar. Laat een bericht achter na de toon en we nemen zo spoed mogelijk contact met u op’.

Aangepast VoiceMail bericht

Om een aangepaste VoiceMail-tekst te laten horen aan je bellers kun je een geluidsbestand uploaden. De meeste klanten van EigenNummer gebruiken de dictafoon functie op hun smartphone. Let bij het opnemen van een bericht op de tijd voor- en na je tekst. Deze moet zo kort mogelijk zijn, want anders moeten je bellers deze tijd ook wachten. Ook achtergrond- en bijgeluiden zijn niet wenselijk omdat dat niet professioneel overkomt.

Hoe stel ik de module Vast/Mobiel in?

Stel de module in via:

Beheer > Vast/Mobiel

Beheer van Vast/Mobiel

Voeg hier je regionale en mobiele telefoonnummers toe, ofwel ‘eindbestemmingen’.

Een nieuwe bestemming aanmaken

Wanneer je op Toevoegen klikt opent de pagina van onderstaande screenshot. De volgende velden dienen ingevuld te worden:

Telefoonnummer Vul hier het telefoonnummer in. Het formaat hiervoor is landcode met +, regiocode zonder 0, telefoonnummer(). Voorbeeld: 088-2666444 wordt dan 31882666444.
Beschrijving Vul hier een de naam in.
Doorgeven van nummerweergave Bepaal hier welk nummer je wilt zien in het display van de eindbestemming op het moment dat er een gesprek binnen komt. Je kunt kiezen uit: onderdrukt, nummer van de beller of het gebelde nummer (jouw nummer). Vaak wordt er gekozen voor het laatste zodat je weet dat je op je zakelijke nummer wordt gebeld.
Gebruiker Selecteer hier de gebruiker.

 

Hoe stel ik de module Belgroep in?

Stel de module in via:

Beheer > Belgroep

Beheer van je Belgroep

Wanneer je meerdere (mobiele)telefoons tegelijkertijd wilt laten aanroepen kun je gebruik maken van een belgroep in je belplan.

Een nieuwe Belgroep aanmaken

Wanneer je op “Toevoegen” klikt opent de pagina van onderstaande screenshot. De volgende velden dienen ingevuld te worden:

Intern nummer (extensie) Dit is een nummer dat vanaf een VoIP-toestel gebeld kan worden om de belgroep aan te kiezen. Je kunt hier een willekeurig driecijferig nummer invullen wat nog niet wordt gebruikt.
Beschrijving Vul hier een naam in van de belgroep. Bijvoorbeeld ‘Verkoop’ of ‘Administratie’.
Belmethode Laat die op Allemaal staan.
Negeer doorschakelingen Dit betekent dat de doorschakelingen die op een fysiek telefoontoestel met een VoIP-account zijn aangemaakt niet worden uitgevoerd. We adviseren dit vinkje altijd aan te hebben staan.
Bevestig gesprekken Dit wordt ook wel gespreksvalidatie genoemd. Wanneer dit staat aangevinkt in een belgroep krijg je bij een binnenkomende oproep te horen: “Toets een 1 om dit gesprek te beantwoorden of een 0 om te weigeren.”. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat een inkomende oproep bijvoorbeeld niet ongewenst naar de VoiceMail van een mobiele telefoon gaat terwijl er andere mobiele telefoons wel beschikbaar zijn.
VoIP-accounts Selecteer hier de fysieke telefoontoestellen en eventuele
softphones die tegelijkertijd in de groep over moeten gaan als er gebeld wordt. Let op, je dient vooraf de VoIP-accounts aan de centrale toe te voegen onder VoIP-account.
Bestemmingen Selecteer hier de mobiele telefoons die tegelijkertijd in de groep over moeten gaan als er gebeld wordt. Let op, je dient vooraf de mobiele nummers aan de centrale toe te voegen onder Vast/Mobiel.

 

Hoe stel ik ik de module VoIP-account in?

Je kunt de module instellen via:

Beheer > VoIP Account

Beheer van je VoIP-account

Hier kun je VoIP-accounts aanmaken. Met een VoIP-account heb je toegang tot de online telefooncentrale. Met elk VoIP-account is het mogelijk om een fysiek telefoontoestel of een softphone op je smartphone registreren, waarmee je kunt bellen of gebeld worden. Elk toestel dat je wilt koppelen heeft een VoIP-account nodig.

Een nieuw VoIP-account aanmaken

Klik op Toevoegen. Hierna opent de pagina met de actuele prijzen en de vraag ‘Weet je zeker dat je door wilt gaan?’. Wanneer je op ‘Ja, ik weet het zeker’ klikt opent de pagina van onderstaande screenshot. De volgende velden dienen ingevuld te worden:

Beschrijving Vul hier de naam in van de gebruiker. Standaard wordt deze waarde ook gebruikt als uitgaande naam (CLI)
Aantal Vul hier het aantal VoIP-accounts in wat je wilt aanmaken
Interne nummer (extensie) Dit is het interne nummer waarmee het VoIP-account aangekozen kan worden vanaf een ander VoIP-account.
Landnummer Selecteer hier juiste land
112 regio Vul hier de regiocode in
Uitgaande nummer (CLI) Dit is het nummer dat de gebelde in zijn scherm ziet staan. Je kunt hier alleen nummers opgeven die aan je toegekend zijn. Het formaat hiervoor is landcode met +, regiocode zonder 0, telefoonnummer(). Voorbeeld: 088-2666444 wordt dan 31882666444.
Uitgaande nummer onderdrukken Wanneer u anoniem wilt uitbellen dient je deze optie te selecteren.
Mag uitbellen naar Als beheerder kun je hier instellen naar wie uitgebeld kan worden.